Kişilerin belirli bir amaç doğrultusunda, önceden belirlenmiş bir zamanda ve mekanda bir araya gelmesine toplantı denir. Toplantılar iş hayatı başta olmak üzere eğitim ve apartman dahil birçok alanda karşımıza çıkabilir. Aslına bakarsanız toplantı yönetimi sizi geliştirecek kişisel gelişim konularındandır. Büyük bir şirketin yöneticisi olmasanız bile birçok alanda kullanabileceğiniz bir bilgidir toplantı yönetimi.
Genel olarak toplantının amacı, konusu, türü, kimin katılacağı, yeri ve saati, düzenleme sıklığı, ulaşılmak istenen sonuç bizim için en önemli konulardır. Bu konularla ilgili önceden çalışma yapılması gerekir.
Toplantı Türleri
Toplantıların farklı türleri mevcuttur. Toplantıda bir konu hakkında bilgi verilebilir, motivasyon arttırmaya yönelik bir toplantı olabilir, eğitim amaçlı olabilir ya da sorun çözmek için bir araya gelinmiş olabilir. Toplantının türüne göre sunumu ve yararlanılacak olan materyalleri önceden hazırlamak çok önemlidir.
Özellikle üst kademe yöneticiler zamanlarının neredeyse yarısından fazlasını toplantı yaparak geçirmekteler. Sık sık toplantı düzenlemek bize ortada bir iletişim sorunu olduğunu gösterir. İlgili kişilerin bilgilendirilmesi ve koordinasyonun sağlanması önemlidir. Bu sorun ortadan kalktığında gerçekten somut kararlar almak, sorun çözmek ya da beyin fırtınası yapmak için toplanılabilir.
Toplantı Hazırlık Süreci
Toplantıyı yönetebilmek için bir sistem oluşturmak gerekir. Toplantıdan önce bir hazırlık yapılması gerekir.
Toplantı Gündemi
Hazırlık sürecinin ilk kuralı toplantı gündeminin belirlenmesidir.
Gündem olabildiğince net ve kısa tutulmalıdır. Acil durumlar olsa bile hazırlıksız toplantı yapmak yerine kilit katılımcılarla bir gündem belirlemek sizin için faydalı olacaktır.
Toplantıda kullanılacak bir sunum, görsel gibi kaynaklar varsa bunun detaylı hazırlığını da bitirmiş olmanız gerekir.
Gündem maddeleri ve kişilere dağıtılacak başka materyaller varsa katılımcı sayısına göre çoğaltılmalı, hatta birkaç yedek bulundurulmalıdır.
Toplantıda önemli bir karar alınacaksa katılımcı sayısının fazla olmamasına dikkat edilmelidir. Bu konu hakkında bütün katılımcıların görüşleri alınmalıdır.
Toplantı Yeri ve Saati
Toplantı öncesinde netleştirilmesi gereken diğer konu toplantı yeri ve saatidir. Belirlenen yerin rahat olması, kişilerin not alabileceği şekilde düzenlenmesi gerekir. Eğer çok kalabalık bir toplantı olacaksa birkaç oturum yapılması sağlanabilir. Saati belirlerken bulunulan yere göre planlama yapmak gerekir. Örneğin iş yerinde yapılan bir toplantıda toplantı bitişi iş çıkışı saatinden önce bitecek şekilde planlanmalıdır.
Toplantı saatinden önce mekanın kontrol edilip düzenlenmesi, kullanılacak materyallerin ayarlanması, ikram edilecek bir şey varsa yerleştirilmesi, sunum yapılacaksa ekipmanların ayarlanması hem odaklanmanız hem de zamanı daha rahat kullanmanız için size yardımcı olacaktır.
Toplantı Sırasında Uygulanacaklar
Her toplantının bir başkanı olmalıdır. Başkan hazırlık, yönetim ve toplantı tutanağının 48 saat içinde katılımcılara iletilmesinden sorumludur.
Toplantılarda tek amaç konu hakkında sonuç almak olmalıdır. Karar almak için toplantı yapılıyorsa ilgili kararlar alınmalı, beyin fırtınası için toplantı yapılıyorsa gidilecek yol ya da izlenecek yöntem belirlenmelidir.
Toplantıda gündeme sadık kalmak ve katılımcıların da sadık kalmasını sağlamak önemlidir. Konu dağılmaya başladığında ortamı toparlamak, yeni konular ortaya çıktıysa not alıp sonraki toplantılarda bunlarla ilgilenmek önemlidir.
Toplantı sırasında tüm katılımcıların eşit bilgi seviyesinde olduğundan emin olunmalı ve kişilerin kafasındaki soruların giderilmesine özen gösterilmelidir. Ayrıca düzenli aralıklarla konu toparlanmalı ve toplantıyı bitirmeden özet yapılıp herhangi bir soru varsa cevaplanmalıdır.
